RFID干貨專欄概述

經(jīng)過20多年的努力發(fā)展，超高頻RFID技術(shù)已經(jīng)成為物聯(lián)網(wǎng)的核心技術(shù)之一，每年的出貨量達(dá)到了200億的級別。在這個過程中，中國逐步成為超高頻RFID標(biāo)簽產(chǎn)品的主要生產(chǎn)國，在國家對物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大力支持下，行業(yè)應(yīng)用和整個生態(tài)的發(fā)展十分迅猛。然而，至今國內(nèi)還沒有一本全面介紹超高頻RFID技術(shù)的書籍。

為了填補這方面的空缺，甘泉老師花費數(shù)年之功，撰寫的新書《物聯(lián)網(wǎng)UHF RFID技術(shù)、產(chǎn)品及應(yīng)用》正式出版發(fā)布，本書對UHF RFID最新的技術(shù)、產(chǎn)品與市場應(yīng)用進(jìn)行了系統(tǒng)性的闡述，干貨滿滿！RFID世界網(wǎng)得到了甘泉老師獨家授權(quán)，在RFID世界網(wǎng)公眾號特設(shè)專欄，陸續(xù)發(fā)布本書內(nèi)容。

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01、測試環(huán)境介紹——微波暗室

8.2 智能圖書/檔案管理

與服裝類似，書籍和檔案等紙質(zhì)物品對超高頻RFID無線電磁波影響很?。ㄗ陨斫殡姵?shù)很小，貼標(biāo)后電子標(biāo)簽的性能變化也很?。?，且原有的行業(yè)管理類中已經(jīng)使用條碼技術(shù)，使用電子標(biāo)簽可以直接替代并提升管理效果。再加上圖書管理和檔案管理的市場規(guī)模也不小，成為超高頻RFID最重要的市場之一。

8.2.1圖書館應(yīng)用

中國圖書館市場藏書量保守估計在50億冊以上。圖書館標(biāo)簽屬于消耗品，每年按照10%的新增與損耗，一年消耗標(biāo)簽的潛力約5億個左右。隨著近10年超高頻RFID技術(shù)成熟，尤其是價格成本的降低，在圖書館市場發(fā)展很快，現(xiàn)在已經(jīng)成為智能圖書館應(yīng)用的主流技術(shù)。

01、方案概述

超高頻RFID技術(shù)出現(xiàn)之前，我國圖書館傳統(tǒng)的圖書流通管理采用磁條和條碼系統(tǒng)，磁條為安全防盜功能，條碼為館藏標(biāo)識功能。磁條（EM）管理系統(tǒng)存在的主要問題有：

自動化程度低，借閱或歸還均需人工處理；

圖書查找、分類排架困難；

館藏清點繁瑣耗時，勞動強度高；

服務(wù)時間受限，不能充分發(fā)揮圖書館功能。

超高頻RFID技術(shù)的出現(xiàn)極大地提高了采集數(shù)據(jù)的速度，特別是在運動過程中實現(xiàn)了快速、高效、安全的信息識讀和存儲，而且具有信息載體身份的唯一性，這些特性決定了超高頻RFID技術(shù)在圖書館領(lǐng)域具有廣泛的應(yīng)用前景。

圖書館在應(yīng)用超高頻RFID后，對比條形碼具有如下一些優(yōu)勢：

簡化借還書流程，提高流通效率：條碼的借還書流程仍然需要人工打開圖書扉頁并找到條碼位置后才能掃描條碼。這樣的操作流程繁瑣，效率很低。同時，由于條碼容易磨損或脫落，更影響借還書的效率，同時也會影響讀者對圖書館的滿意程度。使用超高頻RFID電子標(biāo)簽后可以將多本書隨意放置在閱讀器讀寫范圍一次性實現(xiàn)借閱或歸還操作，是條碼操作效率的幾倍，效率大大提高。

兼容復(fù)合磁條和永久磁條：無論原先是復(fù)合磁條還是永久磁條，超高頻RFID均可與之兼容工作，直接將電子標(biāo)簽粘貼在圖書中即可，無須去除書中的磁條，可以大幅降低更換工作量，減少對圖書的損壞。

大幅降低圖書盤點和查找工作量：依靠人工的圖書盤點工作，特別是書架圖書的盤點工作量太大而且效率很低。圖書管理員盤點書架圖書要憑自身的記憶對圖書進(jìn)行分類放置和記錄，費時勞神又很難達(dá)到目的。引入先進(jìn)的超高頻RFID圖書館盤點工具和方法，可以實現(xiàn)圖書盤點的自動化。利用超高頻RFID非接觸、遠(yuǎn)距離、快速讀取多個標(biāo)簽的特點，結(jié)合盤點車和層架標(biāo)簽，可以很方便地實現(xiàn)書籍盤點、順架、查錯架、缺架清查工作；同時上架時還可根據(jù)書庫圖形化路線指示按正確位置擺放館藏。

改變借閱管理和安全遺漏流程脫節(jié)的情況：圖書館防盜系統(tǒng)只是孤立的防盜系統(tǒng)，圖書歸還和上架之前要經(jīng)過充磁處理，圖書借出時要進(jìn)行消磁處理，工作量較大，直接影響了圖書流通及圖書管理的效率。發(fā)現(xiàn)丟書時無法記錄圖書的信息，對圖書的日常盤點、補缺工作影響較大。超高頻RFID系統(tǒng)對現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，將防遺漏系統(tǒng)與圖書流通管理系統(tǒng)聯(lián)系起來，記錄每本書的進(jìn)出庫歷史記錄，從而與借還書的歷史記錄進(jìn)行匹配。

提高圖書館工作人員的工作滿意度：圖書館工作人員由于積年累月的重復(fù)性勞動，加上圖書館工作本就很繁重，很容易讓圖書館工作人員對圖書館工作產(chǎn)生一定的消極思想；由于管理上存在缺陷，圖書館管理者對圖書館的管理也大傷腦筋，加上讀者也對圖書館表示不滿，導(dǎo)致圖書館人員對圖書館工作滿意度有所下降。通過對圖書館超高頻RFID系統(tǒng)的應(yīng)用，可以彌補管理上的缺陷，同時把工作人員從圖書館日常繁重的重復(fù)勞動中解放出來，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1）超高頻RFID技術(shù)大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合超高頻RFID技術(shù)的自動化工作，這樣大大提高了圖書館工作人員的工作積極性和精神面貌；2）超高頻RFID技術(shù)也解放了大批圖書館工作人員，使他們可以從事其它更高級的咨詢工作，如流動服務(wù)、舉辦講座、展覽、培訓(xùn)等；3）圖書館人員主要工作從流通轉(zhuǎn)向咨詢，有助于圖書館提升人員素質(zhì)，會有更多的專業(yè)人才加入，有助于圖書館其它服務(wù)工作的提高。

提高讀者滿意度：讀者經(jīng)常會對圖書館產(chǎn)生不滿，產(chǎn)生的原因主要是以下幾點：由于圖書館沒有有效的手段對圖書進(jìn)行盤點，管理系統(tǒng)沒有準(zhǔn)確的記錄，結(jié)果導(dǎo)致了讀者系統(tǒng)里能夠查到圖書，但是實際上卻找不到；由于借還書的效率較低，借還書排隊等候時間太長，讀者無謂的浪費時間，導(dǎo)致不滿意；借還書中出現(xiàn)信息讀取錯誤，條碼無法讀出，增加讀者等待時間，導(dǎo)致讀者不滿意；隨著全社會對服務(wù)意識的不斷增強，讀者對圖書館的服務(wù)要求也越來越高，圖書館需要迫切提升服務(wù)水平，提高讀者滿意度。圖書館采用超高頻RFID系統(tǒng)可以給讀者帶來的影響有：避免排隊等候，更方便更快捷；更長的圖書館開放時間；隱私性、選擇性和獨立性；高科技帶來的全新感受。

改變圖書館的服務(wù)模式：1）可以實現(xiàn)無人圖書館：超高頻RFID技術(shù)的應(yīng)用，使無人圖書館成為可能，圖書館可以實現(xiàn)真正意義上的24小時全開放；2）圖書館業(yè)務(wù)流程和重組：超高頻RFID解放了流通部門占有的大量人員，使圖書館的業(yè)務(wù)流程重組變得必要和可行；圖書館將從以館藏為中心轉(zhuǎn)向以讀者為中心，提供給讀者的服務(wù)將邁向多元化、高級化和人性化；3）參考咨詢性工作的重要性越發(fā)突出：圖書館的參考咨詢工作是讀者與信息資料之間的中介，從而使圖書館區(qū)別于一般的信息工具或網(wǎng)絡(luò)。圖書館流通工作淡化后，參考咨詢工作會成為圖書館的主要工作；4）不滿足于開展陣地服務(wù)、傳統(tǒng)服務(wù)，而是充分利用各種設(shè)施和技術(shù)條件，為社會公眾提供多樣化、個性化服務(wù)，使圖書館的服務(wù)廣度和深度都得到延伸，提高公共文化服務(wù)能力。

圖書館通過超高頻RFID技術(shù)，全面數(shù)字化管理：除了圖書、光盤、館藏珍品外，圖書館對其它方面的管理也需要數(shù)字化。例如：對讀者的管理、行政管理、小額消費等，傳統(tǒng)的管理費時費力，缺乏效率，對讀者、館員都很不方便。通過超高頻RFID技術(shù)，能夠有效將這些環(huán)節(jié)都數(shù)字化起來。通過使用超高頻RFID技術(shù)，可以在圖書館中實現(xiàn)快速館藏清點功能，借/還書時即時資料識別和安全防盜功能、快速準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫檢查和更新功能，這使得圖書館管理員的工作變得更加輕松、簡便。超高頻RFID標(biāo)簽系統(tǒng)可以和傳統(tǒng)的安全系統(tǒng)同時使用，可以與現(xiàn)存的圖書館基礎(chǔ)設(shè)備和集成圖書館系統(tǒng)進(jìn)行無縫連接。

隨著科技的發(fā)展，RFID技術(shù)應(yīng)用到圖書館已經(jīng)成為現(xiàn)實。為了提高圖書館的智能化管理水平，提升讀者服務(wù)，圖書館采取了分步實施方案。第一期：為實現(xiàn)一站式管理和實現(xiàn)全面智能化管理，智能化的實施通過傳統(tǒng)借還方式與RFID自助相結(jié)合的形式來解決從傳統(tǒng)借還轉(zhuǎn)變至完全自助借還的過渡性障礙。同時也讓讀者體驗到自助借還的方便。第二期：在第一期的方案已經(jīng)完全成熟后，進(jìn)行全面實施智能化管理，包括館藏智能化管理，讀者借閱，圖書結(jié)構(gòu)智能化分析。

超高頻RFID 硬件不會對現(xiàn)有的保安系統(tǒng)、個人計算機、電話或其它電子設(shè)備帶來任何干擾。系統(tǒng)對人體也沒有害處，不會影響助聽器或心臟起搏器等的正常工作。超高頻RFID 硬件也不會影響任何磁性介質(zhì)的物體，包括圖書證、信用卡、錄像帶等。

02、系統(tǒng)組成

如圖8-8所示，超高頻RFID智能圖書館系統(tǒng)主要由超高頻RFID管理系統(tǒng)平臺、館員工作站、標(biāo)簽轉(zhuǎn)換工作站、自助借還書機、24小時自助還書機、圖書安全監(jiān)測系統(tǒng)、館藏資料管理系統(tǒng)（盤點車）、Web查詢定位系統(tǒng)組成。

圖8-8 智能圖書館系統(tǒng)主要組成

超高頻RFID管理系統(tǒng)平臺：實現(xiàn)綜合管理，功能包括超高頻RFID設(shè)備管理、標(biāo)簽管理、層架標(biāo)簽管理、與圖書館文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間SIP2標(biāo)準(zhǔn)接口等。

館員工作站：實現(xiàn)圖書流通工作站、標(biāo)簽轉(zhuǎn)換和圖書檢索工作站等功能。館員工作站實現(xiàn)對粘貼有超高頻RFID標(biāo)簽或貼有條碼的圖書進(jìn)行快速的借還和續(xù)借操作，提高工作人員日常圖書借還操作的工作效率；標(biāo)簽轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對圖書標(biāo)簽、借書證標(biāo)簽、架標(biāo)和層標(biāo)標(biāo)簽的信息讀寫，可將圖書條碼、館藏地等信息識別轉(zhuǎn)換后寫入標(biāo)簽；圖書檢索工作站實現(xiàn)圖書信息的快速檢索與定位。

標(biāo)簽轉(zhuǎn)換工作站：主要完成對圖書館電子標(biāo)簽的注冊、轉(zhuǎn)換、注銷等功能。電子標(biāo)簽通過轉(zhuǎn)換，與圖書信息進(jìn)行綁定，完成流通前的處理操作。系統(tǒng)還有對架標(biāo)標(biāo)簽、層標(biāo)標(biāo)簽、借書卡標(biāo)簽的注冊與注銷功能。標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)支持SIP2協(xié)議，實現(xiàn)系統(tǒng)無縫連接，同時兼容圖書館條碼系統(tǒng)。

自助借還書機：是一種可對粘貼有超高頻RFID標(biāo)簽的流通資料進(jìn)行掃描、識別和借還處理的設(shè)備系統(tǒng)，方便讀者和工作人員對流通資料進(jìn)行借出和歸還處理，配備觸摸顯示屏，提供簡單易操作的人機交互界面、圖形界面，可以通過SIP2協(xié)議與應(yīng)用系統(tǒng)無縫連接，快速準(zhǔn)確地完成自助借閱和歸還，設(shè)備安全可靠，美觀大方。

24小時自助還書機：是一種可對粘貼有超高頻RFID標(biāo)簽的流通資料進(jìn)行讀取、識別和歸還處理的設(shè)備系統(tǒng)，它對讀者提供24小時自助還書服務(wù)，設(shè)備配備觸摸顯示屏，提供簡單易操作的人機交互界面、圖形界面，可以通過SIP2協(xié)議與應(yīng)用系統(tǒng)無縫連接，快速準(zhǔn)確地完成歸還，設(shè)備安全可靠，美觀大方。

圖書安全監(jiān)測系統(tǒng)：是可對粘貼有超高頻RFID標(biāo)簽或粘貼有磁條的流通資料進(jìn)行掃描、安全識別的系統(tǒng)，用于流通部門對流通資料進(jìn)行安全控制，以達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。該設(shè)備系統(tǒng)通過對書籍借閱狀態(tài)的判斷來確定報警提示信息是否鳴響。設(shè)備安全可靠，堅固耐用，美觀大方。

館藏資料管理系統(tǒng)：以圖書標(biāo)簽為館藏資料管理介質(zhì)，多功能移動盤點車為主要工具，通過架標(biāo)與層標(biāo)，構(gòu)筑基于數(shù)字化的智能圖書館環(huán)境，從而實現(xiàn)圖書館新書入藏、架位變更、層位變更、圖書剔除和文獻(xiàn)清點工作，實現(xiàn)館藏的圖形化、精確化、實時化和高效率。系統(tǒng)具有操作界面友好，數(shù)據(jù)處理能力強等特點。

Web查詢定位管理系統(tǒng)：為讀者提供快捷、方便的查詢方式。讀者可按書名、責(zé)任者、主題詞、出版社、ISBN、中圖分類法等進(jìn)行模糊查詢與多結(jié)查詢，不但能夠查詢到圖書的詳細(xì)信息，還能圖形化顯示、定位圖書所在的書架位置。Web查詢定位系統(tǒng)為讀者提供更為個性化的圖書檢索查詢方式，提高圖書館人性化服務(wù)水平。網(wǎng)頁界面美觀，布局合理大方。

圖書標(biāo)簽：應(yīng)采用符合圖書館規(guī)范的超高頻芯片，且標(biāo)簽尺寸為細(xì)長條型，可以隱秘的粘貼在書脊內(nèi)。

標(biāo)簽讀寫標(biāo)準(zhǔn)：完全按照高校圖書館UHF RFID技術(shù)：數(shù)據(jù)模型規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。目的是讓客戶可以多選擇，而且在將來的館際互借中得到應(yīng)用。

借書證：借書證可以使用原有借書證系統(tǒng)或校園一卡通，也可以使用微信或其他認(rèn)證手段。

03、項目實施方案

項目實施方案中有許多內(nèi)容，本節(jié)主要針對于超高頻RFID相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行介紹。

（1）圖書標(biāo)簽安裝

圖書標(biāo)簽運至現(xiàn)場拆封檢查標(biāo)簽外觀和數(shù)量。抽樣測試標(biāo)簽讀寫性能及差錯率。檢查項目：采用不同厚度圖書（100頁、300頁、500頁）進(jìn)行標(biāo)簽讀寫能力測試；采用多本圖書（3、5、8、10）進(jìn)行多本防沖突讀寫能力測試；標(biāo)簽粘貼隱秘性測試（不同厚度圖書：100頁、300頁、500頁）；標(biāo)簽粘貼位置測試（書脊：上部、中部、下部）；標(biāo)簽屏蔽測試（手握攜帶、挎包攜帶）。

標(biāo)簽粘貼培訓(xùn)：依照測試結(jié)果，對標(biāo)簽粘貼方法和位置進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，保證標(biāo)簽的靈敏度和隱蔽性。

上下架規(guī)則培訓(xùn)：根據(jù)圖書館現(xiàn)有排架規(guī)則，對施工人員進(jìn)行標(biāo)簽轉(zhuǎn)換流程培訓(xùn)，保證做到上下架有序，圖書排列符合圖書館規(guī)則和要求。

標(biāo)簽轉(zhuǎn)換質(zhì)量檢測：每本圖書標(biāo)簽必須按照標(biāo)簽轉(zhuǎn)換規(guī)則進(jìn)行操作（標(biāo)簽轉(zhuǎn)換-標(biāo)簽檢測-完成），保證標(biāo)簽讀寫能力和讀取率達(dá)到100%。

每個借閱室標(biāo)簽轉(zhuǎn)換完成，采用移動盤點設(shè)備對所有圖書進(jìn)行順架檢測，保證所有圖書達(dá)到100%讀取率。

（2）層架標(biāo)簽安裝

層架標(biāo)簽檢查：層架標(biāo)簽運至現(xiàn)場拆封檢查標(biāo)簽外觀和數(shù)量。抽樣測試標(biāo)簽讀寫性能及差錯率。檢查項目：層架標(biāo)簽架號檢查，保證層架標(biāo)簽無漏號；層架標(biāo)簽條碼讀取檢查，保證條碼100%可讀；層架標(biāo)簽RFID讀寫檢測，保證100%讀寫能力；層架標(biāo)簽安裝：按照圖書館書架規(guī)則進(jìn)行有序安裝，保證無差錯；每個借閱室層架標(biāo)簽安裝完成，結(jié)合圖書標(biāo)簽盤點檢查，同時對層架標(biāo)簽進(jìn)行復(fù)查，保證讀寫能力和準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

（3）自助借還設(shè)備安裝

設(shè)備到達(dá)現(xiàn)場，拆箱檢查外觀和配件是否無損和遺漏。

安裝、開機進(jìn)行各部件性能檢查：各部件安裝情況檢查：檢查各部件是否安裝牢固，無松動現(xiàn)象；超高頻RFID閱讀器讀寫能力檢查：讀寫性能檢查（單本圖書、多本圖書3-10冊），保證100%讀寫率；超高頻RFID閱讀器讀寫范圍檢查：保證讀寫范圍控制在半徑25cm；軟件各項功能檢查：借書、還書、續(xù)借、查詢等功能符合館方要求。

（4）RFID館員工作站安裝

安裝完成后開機進(jìn)行各部件性能檢查；各部件安裝情況檢查：檢查各部件是否安裝牢固，無松動現(xiàn)象；主機啟動檢查：讀寫設(shè)備連接主機，安裝設(shè)備驅(qū)動，檢查讀寫設(shè)備啟動運行狀況，保證做到即插即用；超高頻RFID閱讀器讀寫能力檢查：讀寫性能檢查（單本圖書、多本圖書3-10冊），保證100%讀寫率；超高頻RFID閱讀器讀寫范圍檢查：保證讀寫范圍控制在半徑20cm；

（5）超高頻RFID移動盤點車設(shè)備安裝

安裝、開機進(jìn)行各部件性能檢查；各部件安裝情況檢查：檢查各部件是否安裝牢固，無松動現(xiàn)象；手持設(shè)備讀寫范圍檢查：保證讀寫范圍控制在半徑7.5cm，無漏讀或誤讀現(xiàn)象；桌面機設(shè)備讀寫范圍檢查：保證讀寫范圍控制在半徑20cm，無漏讀或誤讀現(xiàn)象；桌面機設(shè)備讀寫能力檢查：讀寫性能檢查（單本圖書、多本圖書3-10冊），保證100%讀寫率。

（6）24小時還書及分揀設(shè)備安裝

設(shè)備讀寫范圍檢查：外天線保證讀寫范圍控制在半徑10cm，無漏讀或誤讀現(xiàn)象。內(nèi)天線保證讀寫范圍控制在半徑25cm，無漏讀或誤讀現(xiàn)象；機械運行檢查：保證機械設(shè)備正反運行，還書、退書成功率達(dá)到99%。

04、發(fā)展和展望

隨著圖書館行業(yè)的發(fā)展，城市和校園部署了多種業(yè)態(tài)的自助借閱設(shè)備，如圖8-9所示，自助閱覽室、自助圖書館、預(yù)約取書柜等自助借閱設(shè)備被開發(fā)出來。其中教室樓下部署自助圖書館設(shè)備，人流密集處部署自助閱覽室，學(xué)生公寓等區(qū)域部署預(yù)約取書柜，最終實現(xiàn)圖書館+的拓展部署模式。

圖8-9圖書館行業(yè)的發(fā)展

8.2.2檔案管理應(yīng)用

人們總是希望在需要一份資料的時候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，經(jīng)?？梢钥吹焦芾砣藛T為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個問題一直使檔案資料管理人員費勁了腦筋。目前國內(nèi)檔案館主要運用檔號和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位。在實物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現(xiàn)象，而信息技術(shù)手段的應(yīng)用則是解決問題的關(guān)鍵。超高頻RFID技術(shù)的引入將徹底改變?nèi)藗儗n案管理活動的認(rèn)識。

01、檔案管理的現(xiàn)狀與問題

近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：

檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長。傳統(tǒng)方式下，檔案入館后需先進(jìn)行分類、排序，并裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費大量勞動和時間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復(fù)性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

檔案存放次序較易被打亂。雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

檔案查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

檔案的盤點操作不科學(xué)。由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的數(shù)量。但在每個檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進(jìn)行盤點，那將是一項十分龐大的工程。

對失效檔案的管理滯后。有效期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。

鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的超高頻RFID技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其它方式無可比擬的優(yōu)越性。

02、超高頻RFID技術(shù)檔案管理優(yōu)點

超高頻RFID技術(shù)引用于檔案管理應(yīng)用中后，帶來了長足的進(jìn)步，具有如下優(yōu)點：

非接觸式數(shù)據(jù)采集。超高頻RFID技術(shù)極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有電子標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，有助于管理者實施庫存檔案的動態(tài)化管理。

快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。超高頻RFID閱讀器可以同時從多個射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容、摘要信息等多項相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些閱讀器可以每秒讀取200個標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。

標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，超高頻RFID標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫，而不會損害標(biāo)簽的功能，實現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。

安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

抗污染性能強和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但超高頻RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損；超高頻RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

體積小型化、形狀多樣化，超高頻RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外，超高頻RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。

可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，超高頻RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除卷標(biāo)內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下，超高頻RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。

03、解決方案

檔案管理的解決方案與圖書館解決方案類似，如圖8-10所示，為智能檔案管理的示意圖，其中共有8個場景：檔案安全、檔案借閱登記、檔案查詢、檔案領(lǐng)取、檔案盤點、檔案整理、檔案防撕檢測、檔案錄入。

當(dāng)新的檔案需要放入檔案室時，需要進(jìn)行檔案錄入，首先將電子標(biāo)簽貼在檔案袋上，并通過RFID打印機打印條碼信息和超高頻RFID數(shù)據(jù)，錄入系統(tǒng)。隨后將檔案放入檔案柜中的指定位置。當(dāng)有人需要借閱檔案時，首先來到檔案查詢機查詢，找到自己所需要的檔案和該檔案放置的位置。隨后來到檔案柜取走所需要的檔案交到檔案借閱登記處，獲得授權(quán)后方可帶走。當(dāng)帶有的檔案通過出入口的門型天線時，會檢測是否有未授權(quán)的檔案被帶走。檔案柜的盤點有兩種形式，分別是人工盤點和自動盤點，人工盤點模式與圖書館中的圖書盤點類似，由工作人員推著盤點車對檔案柜中的檔案進(jìn)行批量盤點。自動盤點為現(xiàn)階段常見的一種快速的盤點方式，主要針對封閉式的檔案柜。檔案柜中預(yù)置閱讀器天線和閱讀器，當(dāng)啟動盤點后可以快速的識別檔案柜中所有檔案的電子標(biāo)簽，并報告給系統(tǒng)。當(dāng)檔案丟失或檔案放置的位置錯誤時，系統(tǒng)可以發(fā)出報警。該超高頻RFID系統(tǒng)中的難點在于閱讀器天線的輻射效果和多標(biāo)簽的算法，由于檔案柜中的檔案很多，有時候超過200個，必須快速且不出錯的識別出來。有的智能檔案柜廠商開發(fā)了帶有定位功能的超高頻RFID檔案柜，可以精確的識別指定ID號的檔案在檔案柜中的具體位置，該方案是通過多個天線分區(qū)的方式實現(xiàn)的。

圖8-10 檔案解決方案

類似檔案管理的應(yīng)用非常多，如試卷管理也是采用類似的管理方式，每一份試卷的牛皮紙封口處貼有電子標(biāo)簽，具有批量識別的能力。在整個試卷的運輸過程中可以保證試卷不被竊取和丟失。