哈佛醫(yī)學院(HMS)報告稱，自從推出RFID解決方案來管理其4,300項資產以來，學院資產盤點時間減少了75%，同時對高價值資產的位置有了更多的可視性，并確保在政府審計期間可以輕松查找找到它們。

這套RFID解決方案由RadiantRFID公司提供，組成部分包括貼在資產上的無源UHF RFID標簽，來自Technology Solutions (UK) Ltd.的1128手持閱讀器，以及用于存儲和管理數(shù)據(jù)的 Radiant Web應用程序?；赗FID的資產管理信息會上傳至哈佛醫(yī)學院的Oracle Fixed Assets (OFA)系統(tǒng)。

哈佛醫(yī)學院在其 15,000件固定資產中擁有約4,300項高價值資產，包括服務器、孵化器、醫(yī)療冷凍機、離心機、用于DNA研究的顯微鏡和熱循環(huán)機。該學院戰(zhàn)略采購主管杰夫·迪奇亞喬（Jeff DiCiaccio）對此次成功的部署進行了介紹。

哈佛醫(yī)學院

這些資產中有近一半是用外部資金購買的，包括政府資助的贈款和合同，學校負責確保這些資產的萬無一失。為確保這一點，哈佛醫(yī)學院每年向普華永道(Price Waterhouse)提交一次審計報告，并進行內部資產盤點。迪奇亞喬說：“我們必須好好管理我們所使用的、為進行研究而購買的資產?！?/p>

在部署RFID之前，哈佛醫(yī)學院利用人工來進行資產盤點。通常，每項資產都被輸入到Oracle Asset Workbench平臺，并分配一個打印的條形碼標簽。研究運營經(jīng)理們(ROM)在固定資產財務分析師和迪奇亞喬的陪同下，攜帶一份Microsoft Excel電子表格，穿過每一個院系或實驗室來尋找資產。每個系或實驗室都有一個唯一的序列號。

由于沒有可用的條碼掃描儀，因此他們都是直接用眼睛來確認這些數(shù)據(jù)，并將其與電子表格上給定房間的信息進行比較，同時寫下備注或記錄差異。

如果遇到電子表格上沒有列出的任何資產標簽，他們必須在計算機上的OFA系統(tǒng)中去查找，以確定這些資產是屬于哪一個院系。然后手動輸入資產盤點的結果并上傳到OFA。這不僅是一個非常耗時的過程，而且還有可能給那些高價值資產帶來損壞。例如，哈佛醫(yī)學院的神經(jīng)生物學系曾在一份長達16頁的電子表格中列出了800多項資產。

迪奇亞喬將與院系資產經(jīng)理進行資產會議，陪同資產研究團隊穿行實驗室并幫助他們進行資產盤點。這個過程平均需要兩個小時才能找到50項資產。迪奇亞喬說：“這樣的人工過程毫無效率且不可持續(xù)，因為學校的資產每年都會增加大約1,000項。有鑒于此，我們不得不采取行動以尋找替代方案?！?/p>

因此，哈佛醫(yī)學院在2017年夏季對自動化解決方案進行了兩個月的招投標，然后評估了標書，并在授予合同之前進行了二次招投標。在選擇Radiant的解決方案后，該學院開始在兩個自愿參與測試的院系進行現(xiàn)場試驗：細胞生物學和哈佛治療科學項目。該醫(yī)學院克服了在閱讀器安裝方面會出現(xiàn)的串讀以確保不被相鄰房間捕捉到等挑戰(zhàn)。

這套解決方案隨后于2018年7月推出，之后哈佛醫(yī)學院花了18個月的時間來用RFID標簽重新標記現(xiàn)有資產以及新接收的資產。預先訂購好的這些標簽會與特定資產相關聯(lián)，每個標簽及其相關資產也會鏈接到一個特定的房間。Radiant公司這套基于云的Virtual Asset Tracker (VAT)解決方案帶有一款名為VAT2Go的移動應用程序。

當員工開始盤點時，他們會使用在iPhone上運行的VAT2Go，然后輸入建筑物以及他們正要進入的房間，掃描條形碼并讀取RFID標簽。標簽讀取后，他們可以在應用程序中查看結果，以確認所有資產都在正確的位置以及房間里缺失和多出來的資產。這些結果與聯(lián)網(wǎng)的VAT2Go應用程序同步，用戶可以下載它們并生成報告上傳到OFA（OFA仍然是哈佛醫(yī)學院的固定資產記錄系統(tǒng)）。

迪奇亞喬說：“這款Web應用程序允許我們通過上傳或手動來進行個別或大規(guī)模的更改，例如將資產重新分配到另一個位置。”哈佛醫(yī)學院還可以使用RFID解決方案來報廢OFA中的一些資產，并將其從VAT系統(tǒng)中移除。RFID管理的好處包括更準確和更高效的資產盤點，這意味著ROM和資產經(jīng)理與他們一起進行盤點時，不必中斷對資產的研究。實際的資產盤點過程比手動的破壞性也更小。

這項技術的部署過程也遇到了一些波折，而資金是減緩項目進程的一個重要挑戰(zhàn)。一些成員離開了這個項目轉而從事其他工作，而COVID-19疫情導致學校于2020年3月關閉，只允許必要的工作人員進入。事實上，迪奇亞喬本人無法到達現(xiàn)場，因此他將標簽郵寄給了哈佛醫(yī)學院的固定資產財務分析師Sophia Xu，后者可以在校內繼續(xù)標記、盤點資產以及更新OFA。

迪奇亞喬說，自從系統(tǒng)上線以來，因為疫情原因，學校只進行了一次資產盤點。也就是這一次盤點的結果證明了RFID系統(tǒng)可以節(jié)省時間。RFID的優(yōu)點之一在于，不管這些資產是屬于細胞生物學系，還是神經(jīng)生物學系，甚至是位于劍橋地區(qū)的另一所哈佛學校，RFID都可以讀取房間中的所有資產，也無需去比對每個系或實驗室的資產信息。

普華永道進行的審計不需要讀取RFID標簽，但RFID提供了審計所需的數(shù)據(jù)支持，這樣學?？梢哉业饺魏伪贿x中要進行審計的資產，并確保在審計員到達時隨時可用。如今，還包括在 Microsoft Teams會議中進行的虛擬審計。

未來，迪奇亞喬希望RFID技術能夠為其他變動帶來好處，例如實驗室空間的翻新。RFID閱讀器可以在房間翻修前對物品進行掃描，然后在將物品搬入新裝修的房間時再次掃描，以防止物品丟失。

另一個好處是能夠在蓋革計數(shù)器模式下使用閱讀器搜索RFID標簽來定位丟失的資產。迪奇亞喬回憶起在2019年，意外讀取到了一個不可見的冷藏離心機的標簽的事?！拔耶敃r正在掃描，但我肉眼看不見。當我將閱讀器移近信號源時，在一個木制抽屜里發(fā)現(xiàn)了這件資產。如果沒有RFID，我可能會認為這項資產已經(jīng)丟失了、被盜了或被丟棄了。有了RFID，我能夠看到無形資產?！?/p>

除了哈佛醫(yī)學院(HMS)外，RFID系統(tǒng)目前在哈佛大學的文理學院（FAS）、工程與應用科學學院（SEAS）和威斯研究所（Wyss Institute）實施或已投入使用。據(jù)迪奇亞喬稱，Wyss已經(jīng)完成了對所有舊資產的RFID標記，而FAS和SEAS現(xiàn)在正在對大約8,000項資產進行標記。這四個學院合計有大約100棟建筑，每棟建筑里都含有資產。